자신을 지적인 사람으로 포장하고 싶어 하는 사람은 설명할 때 일부러 추상적이고 모호한 ‘동사’만 골라 쓴다. 저자는 상대방의 즉각적인 실천을 가로막는 애매모호한 동사 표현이 비즈니스 커뮤니케이션의 80퍼센트를 차지한다고 말한다. 그리고 누구나 지금 당장 실행으로 옮길 수 있을 만큼 단순한 표현을 구사하는 것, 즉 ‘동사형 인간’에서 탈피하는 것이 설명을 잘하기 위한 첫 번째 길이라고 조언한다.
메시지를 전달할 때는 상대방이 행동으로 옮길 수 있는가, 실천할 수 있는가, 습관화할 수 있는가가 관건이라는 것이다. 그러려면 상대방의 구체적인 실천을 이끌어 낼 수 있는 ‘동작’ 표현을 구사할 수 있어야 한다고 말한다.
정보량이 넘치는 것도 문제다. 설명을 못하는 사람은 상대방을 설득하는 데 역부족일 듯싶어 설명 중에 항목을 속속 추가하며 정보량을 점점 늘리는 경향이 있다. 그러다 보면 설명도 장황해지고 방향도 잃게 마련이다. 설명을 듣는 사람은 다량의 정보를 빠짐없이 기억하려다 보니 오히려 머릿속에 남는 게 하나도 없다. 쉽게 실천으로 이어지지 않는 것도 당연하다. 저자가 ‘과잉형 인간’에서 탈피하라고 조언하는 이유다.
정보를 하나도 빠짐없이 집대성해 전달하려는 욕심도 화를 부르기는 마찬가지다. ‘망라성’에 얽매이면 정보를 수집하는 데만 열을 올린다. 정작 어디서부터 어디까지 전달해야 할지 갈팡질팡하다 수집한 정보를 나열하는 데 힘을 다 쏟고 만다. 정보를 재량껏 소화해 재량껏 전달하는 것도 미덕이다. 그러려면 불필요한 정보를 ‘버리는 용기’가 필요하다. 이처럼 정보를 판별해 ‘재구성하는’ 단계는 설명에 나서기 전에 선행해야 할 필수적인 과정이다.
사실 정보는 재구성하는 방법은 간단하다. 종이 한 장에 요약해 전체 정보가 ‘한눈에 보이도록 시각화’하면 된다. 이 과정에서 유사한 정보는 합쳐지고, 없어도 무관한 정보가 드러난다. 정보에 저절로 우선순위가 매겨지고 취사선택도 가능해진다. ‘대표성’과 ‘일람성’이 극대화돼 정보를 파악하기가 쉬워지는 것이다. 알고 보면 정보가 체계적으로 짜임새를 갖춰 가는 고도의 사고 정리법이지만 이처럼 간단한 ‘동작’으로도 누구나, 얼마든 실천 가능하다.
정보는 3가지로 줄이는 것이 가장 이상적이라는 게 저자의 지론이다. 이 단계를 어떻게 거치느냐에 따라 설명의 질이 달라지고 상대방의 이해도도 달라진다. 하지만 ‘3가지’의 마력은 비단 정보를 줄이는 데만 해당되는 것은 아니다. 저자가 메시지의 핵심을 일관되게 숫자 ‘3’에 두는 데는 다 이유가 있다. ‘3가지 관점’에서 정보를 정리하고, ‘3가지 틀’에 맞춰 생각을 재구성하고, ‘3가지 동작’으로 메시지를 전달하는 ‘3단계’를 거치면 누구나 알아듣기 쉬운 설명을 할 수 있다는 것이 바로 저자가 직접 그 효과를 체험한 ‘설명 잘하는 법’이기 때문이다.
한 가지 알아 두어야 할 점은 이 ‘3가지’가 정형화된 공식이 아니라는 점이다. 저자는 그 구체적인 요령과 비결을 낱낱이 공개한다.
